中小企業向け、0円から始める業務革新 – スケジュール共有編

Webの世界には、多くの無料サービスが提供されています。
インターネットは暇つぶしの道具ではありません。
企業の業務革新に流用可能なサービスを採用することで、
大幅に業務を効率化でき、人件費の抑制や、経営者の負担軽減が実現できます。
今回は、数あるWebサービスの中でGoogleカレンダーを取り上げています。


情報システム会社やシステムベンダーに発注すれば、多大な開発費用が発生します。
一方で、無料サービスを活用するれば開発費用を最小化(0円~)できます。
無料サービスであるが故に以下のようなリスクが想定されます。
 ・24時間終日サービスが提供されるかは限らない
 ・ある日突然サービスが終了する可能性がある
 ・保存しているデータがある日突然消える可能性がある
このようなリスクを認識した上で、本稿では以下を満たすテーマを選定しています。
 ・最悪、情報が消えても業務遂行が可能である
   (無くなると危機的状況になるものでなく、あったら便利なテーマに限る)
 ・万が一の場合もバックアップをとることで対応できる
【Googleカレンダーの概要】
Googleカレンダーのメリットは、記入者のスケジュールを他の人に共有できる点にあります。
パソコンやスマートフォンなどで各自が自分のスケジュールを入力しておけば、
外回りのセールスマンの行動や他部署にいる同僚のスケジュールを共有することができます。
【こんな人におすすめ】
・毎朝、担当者が全社員のスケジュールをホワイトボードに書き出している
  →作業の廃止が可能
・複数部署で打ち合わせを調整する際は、何度も電話をかけてスケジュールを確認している
  →複数人のスケジュールを横断的に閲覧できるので、調整が容易
・顧客から電話で問い合わせがあった場合でも、すぐに担当者の予定を伝えることができない
  →各自のパソコン画面で皆のスケジュールを把握でき、より丁寧に顧客対応が可能
・外勤中に予定が決まるため、営業マンの活動を詳細に把握できない
  →出先で入力させれば、リアルタイムに業務の共有が可能
これらを通じて、残業代の削減、人員削減、など人件費の圧縮に寄与できます。
【導入】
○Google エンタープライズ
従業員数が10人以下の場合は、Google エンタープライズを活用することで、アカウントを作成できます。このサービスは無料であり、管理者がアカウントをすべて管理することができます。
11人以上の場合は、有料サービス(600円/人/月)となりますが、100人でも月6万円とパート従業員の半月分の負担で済みます。
Google エンタープライズでは、独自のドメイン(www.my-company.jpのように自社オリジナルのアドレス)を有している必要があるため、未保有の場合には新規の取得が必要です。また、サービスの立ち上げには2週間~1ヶ月の期間を有します。
ただし、管理者が利用者のアカウントを管理できるので、容易に利用者の追加や退社・異動時の削除が可能です。
※同種の有償サービスであるIBMのLotus NotesやMicrosoftのSharePoint等があります。
○Google 個人向けサービス
数人であればGoogleのWebサイトから、個別にGoogleのアカウントを作成する方が簡単な場合もあります。
この場合、5人が5人をスケジュールを共有するためには、お互いのカレンダーを共有する作業を5×5=25回設定する必要があります。また、利用者の追加や削除の負担も大きくなります。
ただし、費用が発生せずに無料であること。また、独自のドメイン(www.my-company.jpのように自社オリジナルのアドレス)を持っていない場合でも取り組むことができます。設定作業自体も、単純で、どなたでも容易に取り組めます。
参考)Google Apps 管理者用 ヘルプページ
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